Términos y condiciones

TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE SERVICIO

ARQEA STUDIO

Vigente 2025

1. OBJETO DEL DOCUMENTO

El presente documento regula las condiciones bajo las cuales ARQEA STUDIO S.A.S. (en adelante “Arqea”) presta sus servicios de diseño, remodelación, adecuación y ejecución de proyectos arquitectónicos al “Cliente”, de conformidad con el contrato, cotización y cronograma aprobado.

2. DEFINICIONES

El Cliente: Persona natural o jurídica que contrata a Arqea.
Arqea: Empresa responsable de la planeación, diseño y ejecución del proyecto.
Contrato: Acuerdo firmado que establece condiciones específicas del proyecto.
Cotización: Documento que estima el alcance y valor del servicio.
Proyecto: Conjunto de servicios contratados que incluyen fases de diseño y/o ejecución.
Obra Gris: Espacio no intervenido, sin acabados, al que se aplicará diseño integral.

3. ALCANCE DEL SERVICIO

El alcance del servicio será el indicado en la cotización y contrato firmado por ambas partes. Toda modificación, ampliación o ajuste deberá formalizarse por escrito, con su respectivo impacto en cronograma y costos.

Queda excluido cualquier elemento, actividad o producto no especificado expresamente en el contrato.

4. DURACIÓN Y CRONOGRAMA

Para proyectos en obra gris, el tiempo estimado de ejecución es de 8 a 12 semanas.
Para remodelaciones u otros servicios, el tiempo será el que se establezca en el contrato.

Este tiempo podrá extenderse por fuerza mayor, retrasos en pagos, decisiones no oportunas por parte del Cliente o eventos ajenos a Arqea.

5. PROCESO DE DISEÑO

Se incluirán hasta cinco (5) reuniones de diseño para definir y ajustar la propuesta.

Estas deberán agendarse dentro del cronograma del proyecto. Las reuniones adicionales deberán solicitarse por escrito y podrán implicar extensión del cronograma o ajustes económicos.

Una vez aprobado el diseño (vía correo o firma), cualquier cambio será considerado una modificación contractual sujeta a nuevos tiempos y costos.

6. PAGOS Y CONDICIONES FINANCIERAS

El valor total del servicio se distribuirá así:

40% de anticipo al momento de firma del contrato e inicio del diseño.
30% en la semana 4 o 5 del proyecto.
30% restante el día de la entrega del proyecto.

Cláusulas de mora y suspensión:

En caso de retraso en los pagos, se aplicará una penalización del 25% efectivo anual (E.A.).
Si el retraso corresponde al segundo pago, Arqea podrá suspender los trabajos y/o decidir no continuar el contrato sin necesidad de previo aviso.
El Cliente será responsable de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento.

7. POLÍTICAS DE GARANTÍA

Los proyectos cuentan con una garantía de hasta 12 meses contados desde la entrega del proyecto.

Exclusiones:

Daños derivados de uso indebido, intervenciones ajenas a Arqea o fuerza mayor.
Problemas derivados de elementos o instalaciones no provistos o ejecutados por Arqea.

Para solicitar una revisión, el Cliente deberá enviar fotos, evidencia y descripción al correo garantias.arqeastudio@gmail.com.

Si el daño no corresponde a responsabilidad de Arqea, la visita técnica generará un cobro adicional.

8. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

Facilitar acceso al inmueble en los horarios acordados.
Definir decisiones de diseño dentro de los plazos.
Pagar en los tiempos acordados.
No modificar elementos del diseño o ejecución sin autorización escrita de Arqea.

9. PROPIEDAD INTELECTUAL

Todos los diseños, planos, renders, material gráfico o audiovisual elaborado por Arqea son propiedad intelectual de la empresa. El Cliente no podrá reproducir, comercializar ni publicar dichos contenidos sin autorización escrita.

Arqea se reserva el derecho a publicar imágenes del proyecto final con fines comerciales, respetando siempre los datos personales del Cliente, salvo que se exprese lo contrario por escrito.

10. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información compartida por ambas partes se mantendrá confidencial, incluyendo planos, diseños, cotizaciones y documentación financiera. Esta obligación permanecerá vigente incluso después de la terminación del contrato.

11. SEGUROS Y PÓLIZAS

Por defecto, Arqea no incluye pólizas en sus servicios. Si el Cliente desea incluir pólizas de cumplimiento, estabilidad o responsabilidad, deberá asumir su costo o aceptar su incorporación al contrato mediante incremento proporcional del valor.

12. IMPREVISTOS Y CASO FORTUITO

Arqea no será responsable por retrasos o afectaciones causadas por eventos de caso fortuito, fuerza mayor, decisiones administrativas externas, pandemias, desastres naturales, fallas de proveedores, o cualquier hecho fuera del control de la empresa.

13. RESPONSABILIDAD LIMITADA

Arqea responderá exclusivamente por los elementos contratados y ejecutados por su equipo o proveedores directos. No se responsabiliza por:

Daños ocasionados por terceros.
Elementos entregados por el Cliente o gestionados por otros contratistas.
Problemas estructurales del inmueble.

14. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO

El contrato podrá finalizarse anticipadamente si:

El Cliente incumple el cronograma de pagos.
El Cliente retrasa decisiones por más de 15 días hábiles.
Arqea documenta condiciones de ejecución imposibles o inseguras.

En todos los casos, Arqea podrá retener el valor proporcional al trabajo ejecutado y materiales comprados hasta la fecha de terminación.

15. PROTECCIÓN DE DATOS

El Cliente autoriza el uso de sus datos personales para fines comerciales y operativos de Arqea, conforme a la Ley 1581 de 2012.

Podrá en cualquier momento solicitar la eliminación de sus datos escribiendo a: garantias.arqeastudio@gmail.com

16. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Cualquier disputa será resuelta preferiblemente por conciliación. Si esto no es posible, ambas partes se someten a la jurisdicción de los jueces civiles de Colombia, renunciando a cualquier otro fuero.