Términos y condiciones

TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES DE SERVICIO

ARQEA STUDIO

Vigente 2025

1. OBJETO DEL DOCUMENTO

El presente documento regula las condiciones bajo las cuales ARQEA STUDIO S.A.S. (en adelante “Arqea”) presta sus servicios de diseño, remodelación, adecuación y ejecución de proyectos arquitectónicos al “Cliente”, de conformidad con el contrato, cotización y cronograma aprobado.

2. DEFINICIONES

El Cliente: Persona natural o jurídica que contrata a Arqea.
Arqea: Empresa responsable de la planeación, diseño y ejecución del proyecto.
Contrato: Acuerdo firmado que establece condiciones específicas del proyecto.
Cotización: Documento que estima el alcance y valor del servicio.
Proyecto: Conjunto de servicios contratados que incluyen fases de diseño y/o ejecución.
Obra Gris: Espacio no intervenido, sin acabados, al que se aplicará diseño integral.

3. ALCANCE DEL SERVICIO

El alcance del servicio será el indicado en la cotización y contrato firmado por ambas partes. Toda modificación, ampliación o ajuste deberá formalizarse por escrito, con su respectivo impacto en cronograma y costos.

Queda excluido cualquier elemento, actividad o producto no especificado expresamente en el contrato.

4. DURACIÓN Y CRONOGRAMA

Para proyectos en obra gris, el tiempo estimado de ejecución es de 8 a 12 semanas.
Para remodelaciones u otros servicios, el tiempo será el establecido en el contrato

Los tiempos de ejecución se contabilizarán únicamente a partir del ingreso y permanecia formal del equipo de Arqea a la obra, fecha que será previamente confirmada al Cliente.

No serán considerados días hábiles los siguientes:

Fines de semana (sábado y domingo).
Días festivos oficiales en Colombia.
Días cívicos o declarados como no laborales por autoridades locales o nacionales.
Días en los que la administración del conjunto o edificio no permita el ingreso del personal de Arqea o sus proveedores.
Días afectados por marchas, manifestaciones, paros, bloqueos, disturbios o situaciones de orden público que impidan el desplazamiento del equipo o el transporte seguro de materiales.

Temporada no hábil:
Las semanas comprendidas entre el 20 de diciembre y 15 de enero no serán contadas como hábiles, por lo tanto, no serán contempladas en los tiempos de entrega de los proyectos en curso para ese momento

Disponibilidad de materiales:
En caso de que algún material presente retrasos por parte del proveedor, escasez en el mercado, tiempos extendidos de importación o variaciones logísticas que no dependan de Arqea, estos tiempos adicionales serán sumados al cronograma, previa comunicación al Cliente.

Pausas por decisiones de diseño:
Si el Cliente retrasa la aprobación de planos, acabados, mobiliario, especificaciones o cualquier decisión necesaria para avanzar con la obra, los días en pausa serán adicionados al cronograma, sin afectar la responsabilidad de Arqea.

Detención por no pago:
En caso de que el Cliente incumpla alguno de los pagos establecidos en el cronograma financiero, Arqea podrá suspender inmediatamente la operación en obra hasta que el pago sea regularizado.
Los días de suspensión por no pago no se considerarán hábiles y extenderán el tiempo total de entrega del proyecto.
Si el atraso corresponde al segundo pago, Arqea podrá suspender o no continuar el contrato sin previo aviso, conforme a lo establecido en estos términos.

5. PROCESO DE DISEÑO

Se incluirán hasta cuatro (4) reuniones de diseño para definir y ajustar la propuesta.

Estas deberán agendarse dentro del cronograma del proyecto. Las reuniones adicionales deberán solicitarse por escrito y podrán implicar extensión del cronograma o ajustes económicos.

Una vez aprobado el diseño (vía aprobación, correo o firma), cualquier cambio será considerado una modificación contractual sujeta a nuevos tiempos y costos.

6. PAGOS Y CONDICIONES FINANCIERAS

El valor total del servicio se distribuirá así:

40% de anticipo al momento de firma del contrato e inicio del diseño.
40% en la semana 4 del proyecto.
20% restante el día de la entrega del proyecto.

Cláusulas de mora y suspensión:

En caso de retraso en los pagos, se aplicará una penalización del 25% efectivo anual (E.A.).
Si el retraso corresponde al segundo pago, Arqea podrá suspender los trabajos y/o decidir no continuar el contrato sin necesidad de previo aviso.
El Cliente será responsable de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento.
Ningún detalle menor supedita el pago final TOTAL, en caso de encontrar algún detalle se podrá acordar entre las partes un saldo proporcional mientras se realiza el ajuste del mismo
Se generará un Paz y Salvo final con el cual se podrán tramitar las garantías.

7. POLÍTICAS DE GARANTÍA

Los proyectos cuentan con una garantía de hasta 6 meses contados desde la entrega del proyecto.

Exclusiones:

Daños derivados de uso indebido, intervenciones ajenas a Arqea o fuerza mayor.
Problemas derivados de elementos o instalaciones no provistos o ejecutados por Arqea.

Para solicitar una revisión, el Cliente deberá enviar Paz y Salvo, fotos, evidencia y descripción al correo garantias.arqeastudio@gmail.com. Si el daño no corresponde a responsabilidad de Arqea, la visita técnica generará un cobro adicional.

* Archivo de garantías y cuidados adjunto a los presentes términos y condiciones

8. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

El Cliente se compromete a:

Comunicarse de manera respetuosa con el equipo.
Facilitar el acceso al inmueble en los horarios acordados.
Tomar decisiones de diseño en los tiempos establecidos.
Realizar los pagos en las fechas pactadas.
No modificar elementos del diseño o ejecución sin autorización escrita de Arqea.

Responsabilidad sobre elementos personales:
Arqea no se hace responsable por muebles, ropa, accesorios, electrodomésticos u objetos personales que permanezcan en el inmueble durante la ejecución. Es obligación del Cliente retirarlos o protegerlos adecuadamente antes del inicio de obra.

Elementos ajenos que interfieran en obra:
El Cliente deberá retirar puertas, mobiliario u otros elementos instalados por terceros que obstaculicen la ejecución. Su permanencia puede generar retrasos y costos adicionales asumidos por el Cliente.

Intervenciones de otros proveedores:
Durante la ejecución del proyecto, no se permite el ingreso ni la intervención de proveedores externos a Arqea, salvo autorización escrita.
Arqea no será responsable por daños, incompatibilidades o retrasos generados por trabajos realizados por terceros dentro del mismo periodo.

9. PROPIEDAD INTELECTUAL

Todos los diseños, planos, renders, material gráfico o audiovisual elaborado por Arqea son propiedad intelectual de la empresa. El Cliente no podrá reproducir, comercializar ni publicar dichos contenidos sin autorización escrita.

Arqea se reserva el derecho a publicar imágenes del proyecto final con fines comerciales, respetando siempre los datos personales del Cliente, salvo que se exprese lo contrario por escrito.

10. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información compartida por ambas partes se mantendrá confidencial, incluyendo planos, diseños, cotizaciones y documentación financiera. Esta obligación permanecerá vigente incluso después de la terminación del contrato.

11. SEGUROS Y PÓLIZAS

Por defecto, Arqea no incluye pólizas en sus servicios. Si el Cliente desea incluir pólizas de cumplimiento, estabilidad o responsabilidad, deberá asumir su costo o aceptar su incorporación al contrato mediante incremento proporcional del valor.

12. IMPREVISTOS Y CASO FORTUITO

Arqea no será responsable por retrasos o afectaciones causadas por eventos de caso fortuito, fuerza mayor, decisiones administrativas externas, pandemias, desastres naturales, fallas de proveedores, o cualquier hecho fuera del control de la empresa.

13. RESPONSABILIDAD LIMITADA

Arqea responderá únicamente por los elementos contratados y ejecutados por su equipo.

No se responsabiliza por daños ocasionados por terceros, problemas estructurales o elementos aportados por el Cliente.

No responsabilidad por pertenencias del Cliente:

Arqea no será responsable por la pérdida, daño, deterioro o afectación de elementos personales o mobiliario que el Cliente decida mantener dentro del inmueble durante la obra.

14. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO

El contrato podrá finalizarse anticipadamente si:

El Cliente incumple el cronograma de pagos.
El Cliente retrasa decisiones por más de 15 días hábiles.
Arqea documenta condiciones de ejecución imposibles o inseguras.

En todos los casos, Arqea podrá retener el valor proporcional al trabajo ejecutado y materiales comprados hasta la fecha de terminación.

15. PROTECCIÓN DE DATOS

El Cliente autoriza el uso de sus datos personales para fines comerciales y operativos de Arqea, conforme a la Ley 1581 de 2012.

Podrá en cualquier momento solicitar la eliminación de sus datos escribiendo a: garantias.arqeastudio@gmail.com

16. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Cualquier disputa será resuelta preferiblemente por conciliación. Si esto no es posible, ambas partes se someten a la jurisdicción de los jueces civiles de Colombia, renunciando a cualquier otro fuero.

17. DOCUMENTOS DE GARANTÍAS Y CUIDADOS

Hace parte integral de los presentes términos y condiciones el archivo anexo denominado “Catálogo de Garantías y Cuidados”, en el cual se detallan de manera específica las condiciones, lineamientos y alcances aplicables. Dicho documento prevalecerá para todo lo relacionado con las garantías y cuidados descritos

https://drive.google.com/file/d/1V8if1robU5RgDCbY9zeKHHy9dSjilgWN/view?usp=sharing