Términos y condiciones

Vigente desde 2025

El presente documento regula las condiciones bajo las cuales ARQEA STUDIO S.A.S. (en adelante “ARQEA”) presta sus servicios de diseño, remodelación, adecuación y ejecución de proyectos arquitectónicos al cliente, de conformidad con el contrato, la cotización y el cronograma aprobados por las partes.

El cliente es la persona natural o jurídica que contrata los servicios de ARQEA. El contrato es el acuerdo firmado entre las partes que establece las condiciones particulares del proyecto. La cotización define el alcance y el valor del servicio. El proyecto corresponde al conjunto de servicios contratados que pueden incluir fases de diseño y/o ejecución. Se entiende como obra gris el espacio no intervenido, sin acabados, al que se aplicará un diseño integral.

El alcance del servicio será única y exclusivamente el indicado en el contrato firmado por ambas partes. Cualquier modificación, ampliación o ajuste deberá formalizarse por escrito y podrá generar ajustes tanto en el valor como en el cronograma del proyecto. Queda expresamente excluido cualquier elemento, actividad o producto que no se encuentre especificado de manera clara en los documentos contractuales.

Todo elemento, actividad o modificación que no se encuentre expresamente incluida en el contrato inicial será considerado un adicional. Esto incluye, sin limitarse a, muebles de carpintería adicionales, cambios de referencias de productos previamente aprobados, luminarias decorativas, nuevas regatas o puntos de luz, ajustes de instalaciones y adecuaciones especiales solicitadas con posterioridad a la aprobación del diseño. El cliente entiende y acepta que todo adicional implica no solo un valor económico adicional, sino también un tiempo adicional de ejecución, el cual será informado previamente para su aprobación.

En caso de que el cliente suministre elementos, accesorios o mobiliario que no hagan parte del alcance contratado, ARQEA no estará obligada a instalar, adaptar o adecuar dichos elementos. Cualquier instalación o adecuación solicitada tendrá un costo y un tiempo adicional. ARQEA contará con un cuadro de valores de instalaciones adicionales que será compartido al cliente para su conocimiento.

Para proyectos en obra gris, el tiempo estimado de ejecución es de ocho (8) a doce (12) semanas. Para remodelaciones u otros servicios, el tiempo será el establecido en el contrato. Los tiempos de ejecución se contabilizarán únicamente a partir del ingreso y permanencia formal del equipo de ARQEA a la obra, fecha que será previamente confirmada al cliente.

No se considerarán días hábiles los sábados, domingos y festivos oficiales en Colombia, los días cívicos o no laborales decretados por autoridades, los días en los que la administración del edificio o conjunto no permita el ingreso del personal, los días sin ascensor o sin condiciones mínimas de trabajo, los días sin servicios públicos, ni aquellos afectados por paros, marchas, bloqueos o situaciones de orden público que impidan el normal desarrollo de la obra.

Las semanas comprendidas entre el veinte (20) de diciembre y el quince (15) de enero no se considerarán hábiles y no se contabilizarán dentro de los tiempos de ejecución. De igual forma, los retrasos derivados de disponibilidad de materiales, escasez, importaciones o situaciones logísticas ajenas a ARQEA extenderán automáticamente el cronograma, previa comunicación al cliente.

Si el cliente retrasa la aprobación de planos, acabados, mobiliario, especificaciones o cualquier decisión necesaria para avanzar con la obra, los días en pausa serán adicionados al cronograma, sin que ello constituya incumplimiento por parte de ARQEA.

En caso de incumplimiento en los pagos establecidos en el cronograma financiero, ARQEA podrá suspender de manera inmediata la operación en obra hasta tanto el pago sea regularizado. Los días de suspensión no se considerarán hábiles y extenderán el plazo total del proyecto.

Si el cliente no realiza el pago correspondiente a la semana cuatro del proyecto, ARQEA estará facultada para continuar únicamente con la ejecución de la obra blanca, en los casos de obra gris completa, y podrá proceder a la liquidación del contrato conforme al trabajo efectivamente ejecutado y a los materiales adquiridos hasta ese momento.

Si el atraso corresponde al segundo pago, ARQEA podrá suspender o decidir no continuar el contrato, sin necesidad de previo aviso.

El proceso de diseño contempla entre cuatro (4) y cinco (5) reuniones destinadas a definir el alcance del proyecto, materiales y decisiones finales a ejecutar. Una vez finalizada esta etapa, ARQEA procederá con la elaboración de planos técnicos y renders necesarios para el inicio de obra. Este tiempo de desarrollo deberá ser contemplado dentro del cronograma general del proyecto. En caso de que el cliente no tome decisiones dentro de las reuniones estipuladas, podrá solicitar reuniones adicionales, lo cual afectará directamente los tiempos de inicio y ejecución.

Una vez aprobado el diseño por cualquier medio válido, incluyendo correo electrónico, mensaje escrito o firma, cualquier cambio posterior será considerado una modificación contractual y estará sujeto a nuevos tiempos y costos.

El valor total del servicio se pagará de la siguiente manera: cuarenta por ciento (40%) como anticipo al momento de la firma del contrato e inicio del diseño, cuarenta por ciento (40%) en la semana cuatro del proyecto y el veinte por ciento (20%) restante el día de la entrega.

El pago final deberá realizarse sin excepción, el día de la entrega del proyecto y antes de que el equipo de ARQEA retire su personal y herramientas del inmueble. En caso de no efectuarse dicho pago, el proyecto no se considerará entregado y no se suscribirá el acta de entrega correspondiente. Ningún detalle pendiente, observación estética o ajuste menor supedita el pago final, toda vez que estos serán atendidos a través del proceso de garantías, siempre que el cliente se encuentre a paz y salvo.

El acta de entrega hace parte integral del contrato y constituye la formalización del cierre del proyecto y la terminación de la relación contractual entre las partes.

En caso de mora se aplicará una penalización equivalente al veinticinco por ciento (25%) efectivo anual. En caso de existir detalles pendientes, las partes podrán acordar un saldo proporcional únicamente cuando así se deje constancia expresa por escrito.

Una vez cancelado el valor total del proyecto, ARQEA emitirá el respectivo paz y salvo, documento indispensable para la atención de garantías.

El contrato contempla un valor máximo por metro cuadrado para cerámicas y porcelanatos. Cualquier referencia seleccionada por el cliente que supere dicho valor será considerada un adicional y se cobrará por metro cuadrado.

Los proyectos cuentan con una garantía de hasta seis (6) meses contados a partir de la entrega. El cliente perderá el derecho a reclamar garantías cuando no haya cancelado la totalidad del proyecto y no se encuentre a paz y salvo con ARQEA. La garantía no aplica para daños derivados de uso indebido, intervenciones de terceros, fuerza mayor, caso fortuito, problemas propios de la edificación/inmueble, ni para elementos o instalaciones no ejecutadas por ARQEA. Las solicitudes de garantía deberán enviarse con el paz y salvo, evidencia fotográfica y descripción detallada al correo: garantias.arqeastudio@gmail.com. En caso de que la revisión no corresponda a responsabilidad de ARQEA, la visita técnica generará un cobro adicional.

El cliente se compromete a comunicarse de manera respetuosa con el equipo, facilitar el acceso al inmueble en los horarios acordados, tomar decisiones de diseño en los tiempos establecidos, realizar los pagos conforme a lo pactado y no modificar elementos del diseño o la ejecución sin autorización escrita.

Los canales de comunicación dispuestos por ARQEA no constituyen un servicio de atención permanente ni un canal de respuesta inmediata continua. Dichos medios están destinados a la atención de consultas puntuales, situaciones urgentes y a la coordinación durante la etapa de diseño. Durante la fase de ejecución, la comunicación se realizará principalmente a través de los canales y momentos definidos por ARQEA, entendiendo que el equipo se encuentra en labores operativas en obra y no presta un servicio de atención permanente. ARQEA no será responsable por muebles, objetos personales, electrodomésticos o cualquier pertenencia que el cliente decida mantener dentro del inmueble durante la ejecución de la obra.

Durante la ejecución del proyecto no se permite el ingreso ni la intervención de proveedores externos sin autorización escrita de ARQEA. La empresa no será responsable por daños, incompatibilidades o retrasos generados por trabajos realizados por terceros.

ARQEA no se hace responsable por arriendos, cánones, multas, intereses u otros costos adicionales que el cliente deba asumir durante el desarrollo del proyecto, ya que estos dependen de factores externos, limitaciones administrativas o situaciones ajenas al control de la empresa.

Todos los diseños, planos, renders y material gráfico o audiovisual elaborado por ARQEA son propiedad intelectual de la empresa y no podrán ser reproducidos, comercializados o publicados sin autorización escrita. ARQEA se reserva el derecho de publicar imágenes del proyecto con fines comerciales, respetando los datos personales del cliente, salvo manifestación expresa en contrario. El día de la entrega, y por fines netamente emotivos y de registro del cierre del proyecto, ARQEA podrá realizar una grabación audiovisual del momento de entrega. El cliente podrá aceptar o negar de manera expresa la autorización para que dicho material sea publicado; en ningún caso la negativa afectará la entrega del proyecto ni las obligaciones contractuales de las partes.

Toda la información compartida entre las partes se mantendrá confidencial, incluso después de la terminación del contrato.

ARQEA no incluye pólizas por defecto dentro de sus servicios. En caso de que el cliente solicite pólizas de cumplimiento, estabilidad o responsabilidad, su costo será asumido por este o incorporado al contrato mediante el ajuste correspondiente.

ARQEA no será responsable por retrasos o afectaciones causadas por eventos de fuerza mayor, caso fortuito, decisiones administrativas externas, pandemias, desastres naturales, fallas de proveedores o cualquier hecho fuera de su control.

El contrato podrá darse por terminado de manera anticipada en caso de incumplimiento del cliente en el cronograma de pagos, retraso en la toma de decisiones por más de quince (15) días hábiles o cuando existan condiciones de ejecución imposibles o inseguras. En dichos casos, ARQEA podrá retener el valor proporcional al trabajo ejecutado y a los materiales adquiridos hasta la fecha de terminación.

El cliente autoriza el uso de sus datos personales para fines comerciales y operativos de ARQEA, conforme a la Ley 1581 de 2012, y podrá solicitar su eliminación en cualquier momento escribiendo al correo: garantias.arqeastudio@gmail.com

Cualquier controversia será resuelta preferiblemente mediante conciliación. En caso de no lograrse un acuerdo, las partes se someterán a la jurisdicción de los jueces civiles de la República de Colombia.

Hace parte integral de los presentes términos y condiciones el documento anexo denominado “Catálogo de Garantías y Cuidados”, el cual regula de manera específica los lineamientos y alcances aplicables y prevalecerá para todo lo relacionado con garantías y cuidados del proyecto.

https://drive.google.com/file/d/1V8if1robU5RgDCbY9zeKHHy9dSjilgWN/view?usp=sharing